Proč mám rád Inbox by Gmail

Inbox by Gmail je nové rozhraní pro práci s e-maily od Googlu. Už Gmail samotný je dle mého názoru povedený nástroj, jak svou e-mailovou schránku efektivně ovládat. Inbox však jde o krok dál, boří zažité představy o e-mailovém klientovi a ždímá z tohoto komunikačního standardu zase o něco víc. Sžít se s novým prostředím mi trvalo pouze hodinu. Měl jsem pocit, že někdo sledoval mé chování a vytvořil grafické rozhraní pro mě na míru. Používám ho jak na webu, tak v iPhone. Těším se na verzi na iPad.

1. Inbox mě vede k tomu, abych měl ve schránce pořádek

Každý e-mail je ve své podstatě úkol. Proto se v Inboxu e-maily nearchivují, ale “vyřizují”. Co nemůžu vyřídit ihned, odložím (e-mail se zobrazí znovu, až na něj budu mít čas). Díky seskupování celých zpráv/konverzací mám lepší přehled o důležitosti toho kterého příchozího e-mailu. Přednastavené kategorie zpráv mi vyhovují a fungují dle mých představ. Pokud nechci, aby e-mail zapadl v nějaké skupině, stačí ho připíchnout. Zobrazí se tak zároveň i v nejvyšší výchozí úrovni doručené pošty. Připíchnuté e-maily pak můžu jednoduše vyfiltrovat.

Můj Inbox - vladankosut.cz


Výsledkem (alespoň v mém případě) je prakticky prázdná doručená pošta, kde mám jen věci, které aktuálně řeším. Ano, toho můžu dosáhnout v jakémkoliv e-mailovém klientovi, ale Inbox mě k tomu nenásilně nabádá. Takže i člověk, který jinak různé přístupy k větší produktivitě neřeší, může z této filozofie těžit. Pokud chcete vědět o přístupu Inbox Zero více, zkuste Google 🙂 S Gmailem jsem nebyl dostatečně vytrvalý, abych si pořádek v doručené poště průběžně udržoval. Nepomohlo ani automatické třídění pošty na sociální sítě, aktualizace a reklamu, které problém se zaneřáděnou doručenou poštou řeší jen částečně nebo ho přesouvá jinam. S Inboxem se mi to zatím daří – tak nějak přirozeně.

2. Mám vyřešen problém s ovládáním více e-mailových adres z jednoho prostředí

Využívám více e-mailových adres (neformální, formální, pracovní) a všechny si je nechávám přeposílat do jedné schránky. V Gmailu jsem vyřešil odlišení mailů od sebe pomocí štítků, které se automaticky přidělují. Ačkoliv tak ihned poznám, jakého zaměření e-mail je, maily se mi míchají dohromady.  Inbox toto posunul k větší použitelnosti, protože se mi nyní takto označené zprávy seskupují. Tzn. pracovní a formální maily jsou pěkně pospolu každý ve svém “boxíku”, neformální maily neseskupuji a nechávám přímo v nejvyšší úrovni doručené pošty (respektive na automatickém rozřazení do předdefinovaných skupin). Přehlednost a orientace v e-mailové schránce je pro mě díky tomu zase o kus lepší.

3. Nemusím složitě dohledávat přílohy e-mailů

Geniální nápad! Všechny přílohy e-mailů jsou ihned viditelné na úrovni konverzace nebo i celé skupiny – tzn. bez klikání a hledání konkrétního e-mailu v konverzaci. Nápad považuji za geniální proto, jak je to v podstatě velmi jednoduché řešení.

4. Je jednoduchý a funkční

Mám rád jednoduché věci. Čím dál tím víc. A Inbox jednoduchý je -má minimum ovládacích prvků. Ale přitom mi nic nechybí. Pokročilejší volby, které nebývají využívány často, jsou skryty v rozbalovacích nabídkách. Jediná funkce, kterou postrádám, je notifikace nových e-mailů přímo v záložce prohlížeče (Gmail umí pomocí doplňkové funkce z Laboratoře).

Shrnuto podtrženo

Inbox by Gmail ukazuje, že e-mailový klient nemusí být zkostnatělá záležitost pouze pro čtení doručených zpráv. Naopak může fungovat jako nástroj ke zvýšení produktivity díky několika málo doplňkovým funkcím, jako je odložení e-mailu  nebo přidání upomínky. Obsah e-mailové schránky nemusí být prostým seznamem doručených zpráv, ale dynamickým organismem, který reaguje na typ doručených zpráv dle určitých podmínek, které ale zároveň nezatěžuje uživatele vymýšlením složitých automatických filtrů.

Edit 26.11.2014 – Automatické podpisy v Inboxu

Jeden pro mě docela zásadní jsem si uvědomil až po nějaké době. Inbox nepodporuje automatické podpisy. Ani ty, které jsem si nastavil v klasickém rozhraní Gmailu. Doufám, že tuto funkci brzo přidají, neboť u pracovního e-mailu mi absence podpisu opravdu vadí.